Razones para utilizar un ERP en la nube

El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una de las soluciones de software de gestión más determinantes  para optimizar el funcionamiento de una empresa.

Es el instrumento tecnológico que permite automatizar la información necesaria para la toma de decisiones que contribuyan a perfeccionar el funcionamiento de cada área de una organización, desde las compras y ventas hasta las finanzas y los recursos humanos.

El ERP no es una solución nueva, pero su implementación había exigido el sacrificio de recursos importantes, particularmente para las empresas en desarrollo, por sus altos costos de instalación, mantenimiento y respaldo.

Los modelos de ERP como soluciones alojadas en los servidores de cada empresa, demandaban, incluso, el sacrificio de espacio para la instalación de equipos adicionales de hardware y gastos en electricidad y refrigeración.

Hoy, los ERP basados en la nube no solo brindan resultados similares a los que proporcionaban los ERP tradicionales, sino que aportan una amplia gama de beneficios relacionados, por ejemplo, con la seguridad, la disponibilidad, la escalabilidad y una significativa reducción de costos.

Veamos, a grandes rasgos, algunos de los beneficios:

Tecnologías avanzadas

El ERP puede desplegarse en cualquier tipo de dispositivo, integrarse con otras aplicaciones en la nube, soportar medios de pago disponibles en internet, interactuar con aplicaciones de proveedores y clientes.

Todas estas funcionalidades son mucho más accesibles que las de un ERP on-premise, cuya implementación demanda una mayor inversión de capital y recursos, más los costos de actualización (cuando el sistema lo permite), mantenimiento y soporte.

En su lugar, al ERP en la nube lo actualiza el proveedor, con las últimas tecnologías, por un precio mensual previamente definido, mucho menor que si tuviera que comprar nuevas licencias, contar con personal que instale las nuevas aplicaciones y, posiblemente, ampliar el hardware.

Ahorro de costos

Las soluciones de ERP en la nube son, generalmente, facturadas por mes y por usuario. Si la empresa decide integrar una nueva solución, puede justificarla en sus costos operativos, en lugar de agregarla a una inversión de capital.

De esta manera, el modelo de costos contribuye a mantener un presupuesto para tecnología predecible y manejable, porque

• No hay que pagar nuevas licencias de software, no se deben comprar nuevos servidores ni se deben ampliar redes.
• No hay que sacrificar espacio físico, dentro del edificio, para instalar servidores.
• Se reducen los costos de electricidad y refrigeración, porque no se necesita mantener racks de servidores.
• La empresa sólo tiene que pagar por las aplicaciones que usa y por la cantidad de usuarios que las usan.
• Las necesidades de mantenimiento y soporte son menores, por lo que puede prescindir de personal o asignarlo a otras áreas del Departamento de Tecnologías de la Información.

Actualizaciones oportunas

El proveedor de servicios en la nube se encarga de monitorear los indicadores de rendimiento, para asegurar que el ERP se está ejecutando en condiciones óptimas, por lo que evita al equipo de TI de la empresa la tarea de realizar una multitud de trabajos.

Con este servicio, los colaboradores de área de TI pueden dedicar más tiempo a otras actividades más críticas y, con ello, mejorar el desempeño de la empresa.

Seguridad extrema

El supuesto de que los datos de la empresa están bajo control absoluto porque se encuentran en un servidor en un servidor guardado bajo llave, puede llevar a la falsa deducción de que la nube es insegura, por tratarse de un servicio compartido, está expuesta.

En términos de seguridad e integridad, el software basado en la nube, es categorizado de acuerdo con su disponibilidad y redundancia y está respaldado por controles biométricos, cámaras de seguridad y otros recursos de control.

Además, los proveedores de ERP en la nube tienen personal especializado con mayor experiencia que los equipos de TI de muchas empresas, equipados con los recursos necesarios para hacer frente a las amenazas y desastres.

Integración y productividad

A diferencia del ERP tradicional, que requiere diversos equipos de hardware cuando una empresa cuenta con diversos almacenes, oficinas o sucursales, el ERP en la nube permite el acceso a todos los empleados autorizados, en todas las ubicaciones donde se encuentren.

No solo se facilita el acceso inmediato, fiable y ágil a los empleados, con el consecuente aumento de la productividad. También se evita la complejidad y se reduce el costo de la instalación del hardware y las actualizaciones y se facilita la integración del ERP con herramientas de colaboración y con las redes sociales.

Una razón adicional para usar el ERP en la nube, es la oportunidad que otorga a las empresas para que compartan recursos de hardware, una alternativa especialmente favorable para las empresas medianas y pequeñas.

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